Bestellprozess mit EDI optimieren
Im B2B-Vertrieb gewinnt die schnelle, rationelle Abwicklung des gesamten Bestell- und Auftragsprozesses zwischen Kunden und Lieferanten immer größere Bedeutung. Während die eigentliche Übermittlung einer Bestellung an den Lieferanten dank E-Mail inzwischen innerhalb weniger Sekunden erfolgt, sind die Prozesse davor und dahinter meist mit erheblichem manuellen Aufwand verbunden. Die Daten müssen manuell aus der E-Mail im ERP-System des Lieferanten erfasst werden. Ein fehleranfälliger und arbeitsintensiver Vorgang! Die zurückgesendete Auftragsbestätigung wird beim Kunden wiederum mit der Bestellung abgeglichen und eventuell muss die Bestellung manuell nachgepflegt werden. Im letzten Prozessschritt der Rechnungsprüfung beim Kunden muss die Rechnung erfasst und mit der Bestellung bzw. dem Wareneingang abgeglichen werden.
Dabei gibt es schon seit vielen Jahren Standards, um die Auftragsabwicklung zu automatisieren. Diese, unter dem Begriff EDI (Electronic Data Interchange) zusammengefasst, haben sich jedoch nur in einigen Branchen flächendeckend durchgesetzt. Vielleicht ist dies auf die Vielzahl der unterschiedlichen Formate zurückzuführen, die für die Übertragung verwendet werden, beispielsweise UN/EDIFACT, ODETTE oder openTRANS. Dazu kommen eine Vielzahl von Übertragungsprotokollen, wie X.400, FTP, http etc. Beschäftigt man sich näher mit diesem Thema, lösen sich viele dieser Probleme jedoch dank leistungsfähiger Provider auf, die für eine „Übersetzung“ der Formate sorgen und verschiedene Übertragungsprotokolle unterstützen. Lamb arbeitet mit dem Provider myOpenFactory zusammen, der besonders aus dem Bereich Maschinenbau und Produktion viele Unternehmen betreut. Vorteil einer Lösung über myOpenFactory sind die vielen bereits realisierten Anbindungen innerhalb der Branche, denn die Übersetzung ist in beide Richtungen notwendig: Zum einen vom Format des Kunden in das standardisierte Format des Providers und zum anderen vom Format des Lieferanten in das standardisierte Format des Providers. Über myOpenFactory haben wir inzwischen mehrere Kunden und Lieferanten mit verschiedenen Austauschformaten angebunden. Zu unseren Kunden und Lieferanten werden Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen übertragen.
Im Vorfeld erfordert die Einführung einer solchen EDI-Verbindung eine gründliche Vorbereitung. Nicht jeder Beschaffungsvorgang eignet sich für EDI. So ist EDI als Abwicklungsprozess für Aufträge, Bestellungen, Rechnungen etc. zu verstehen. Es ist insbesondere kein Online-System, mit dessen Hilfe Preise und Bestände von einem Anwender beauskunftet werden können. Vielmehr ermöglicht es einen digitalen und automatisierten Austausch von Belegdaten direkt zwischen ERP-Systemen. Damit erfordert EDI eine eindeutige Identifizierung des Artikels auf beiden Seiten, d. h. entweder auf der Kunden- oder auf der Lieferantenseite müssen die Artikelnummern der Gegenseite exakt gepflegt sein. Manuelle Eingriffe, etwa um falsche oder unvollständige Artikeldaten zu korrigieren, laufen der Idee, die ERP-Systeme direkt zu verbinden, entgegen. Daher ist EDI bei MRO-Bedarfen mit einer sehr hohen Anzahl verschiedener Artikel, die mehr oder weniger gut gepflegt sind, häufig nicht die richtige Wahl.
EDI bietet eine unglaubliche Vielfalt an Möglichkeiten, einen Bestellprozess darzustellen. So können abweichende Versand- oder Rechnungsadressen, Streckengeschäfte oder Versandarten abgebildet werden. Das Problem ist, dass diese Abweichungen von fast jedem ERP-System anders verarbeitet werden und daher immer eine individuelle Anpassung notwendig wird. Bei der Einführung ist daher genau festzulegen, welche Prozesse über EDI abgebildet werden sollen. Auch über die Kennziffern, die beispielsweise die Transportart beschreiben, muss Einigkeit herrschen. Die Vielfalt von EDI erlaubt fast alle Freiheiten! Der Abstimmungsaufwand im Vorfeld einer EDI-Verbindung zeigt, dass dies nur bei einer bestehenden, intensiven Kunden-Lieferantenbeziehung für beide Seiten einen Vorteil bringt.
Wenn die oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, ist EDI jedoch ein sehr hilfreiches Mittel zur Kostenersparnis. Wir haben zu unseren größten Lieferanten seit einigen Jahren eine EDI-Verbindung für Bestellungen und Auftragsbestätigungen eingerichtet. Alle Bestellungen aus unserem Haus werden per EDI über myOpenFactory an das ERP-System des Lieferanten übertragen. Die große Ersparnis für uns liegt im Empfang der Auftragsbestätigung. Während bisher die Termine manuell im Einkauf in unserem ERP-System gepflegt und an den Verkauf weitergemeldet werden mussten, erfolgt das heute automatisch. Sobald die Auftragsbestätigungen des Lieferanten eingelesen werden, erfolgt ein Abgleich mit dem von uns genannten Wunsch-Lieferterminen. Liegt für diese Bestellung ein Kundenauftrag vor, wird der Sachbearbeiter im Verkauf automatisch informiert. Dieser kann dann umgehend mit unseren Kunden Kontakt aufnehmen und diesen über die neue Liefersituation informieren. Selbstverständlich haben wir auch mit verschiedenen Kunden eine EDI-Verbindung eingerichtet.
Falls wir Ihr Interesse an diesem Thema geweckt haben, stehen wir Ihnen gerne für ein Gespräch bereit.
